Quản lý thời gian hiệu quả – Chìa khóa vàng dẫn tới thành công

0
332
thời gian biểu
Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật, gọi Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198
Đánh giá post

Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Việc phân chia thời gian hiệu quả có ý nghĩa như thế nào trong đời sống hằng ngày? Vì sao cần quản lý thời gian? Giải pháp nào giúp phân chia thời gian một cách hiệu quả? Để được giải đáp những thắc mắc này cùng những thông tin hữu ích có liên quan khác, mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây.

quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian là gì? Ví dụ về quản lý thời gian hiệu quả

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Thời gian là điều đáng quý nhất trong cuộc sống. Người ta thường nói “Thời gian là vàng là bạc”, do vậy từng giây từng phút cũng cần được trân trọng và biết cách sử dụng sao cho hiệu quả. Việc học kỹ năng phân chia, sắp xếp thời gian sẽ giúp bạn giải quyết nhiều vấn đề. Vậy kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng sử dụng cũng như kiểm soát tốt lượng thời gian. Từ đó giúp bản thân phân bổ thời gian hợp lý, hoàn thiện nhất để có thể thực hiện được nhiều công việc khác nhau một cách hiệu quả.

Ví dụ về quản lý thời gian hiệu quả

Có rất nhiều ví dụ, nhiều tấm gương về việc phân bổ thời gian hiệu quả mà chúng ta có thể tìm hiểu và học tập theo. Điều này là rất tốt cho việc rèn luyện kỹ năng phân bổ thời gian của bản thân. Chúng tôi xin phép được đưa ra một ví dụ cụ thể như sau để các bạn có thể hiểu thêm về vấn đề này.

Giả sử bạn cần phải viết 5 đánh giá cho một cuộc họp nào đó. Nhưng bạn lại nhận ra rằng bạn sẽ chỉ có thể hoàn thành được ⅘ đánh giá trong thời gian còn lại trước khi tới cuộc họp. Vậy nếu như bạn nhận biết được điều này sớm hơn thì có thể bạn đã dễ dàng phân chia một vài đánh giá cho người khác làm.

Nhưng nếu như bạn không bận tâm đến việc kiểm tra thời gian cho từng công việc của mình trước đó, bạn có thể đã không nhận ra vấn đề thời gian của mình cho đến khi chỉ còn một ít thời gian nữa là phải họp. Lúc này, sẽ thật khó để tìm được một người nào đó giúp bạn hoàn thành việc còn dang dở đó.

Do vậy, chúng ta có thể thấy được rằng, việc phân bổ thời gian hay còn gọi là kỹ năng quản lý thời gian là một kỹ năng rất quan trọng không chỉ trong công việc, học tập mà còn trong các hoạt động sinh hoạt hàng ngày của con người, và bất kì ai cũng nên có kỹ năng này.

Có thể bạn quan tâm: Phương pháp quản lý thời gian

Việc quản lý thời gian hiệu quả có ý nghĩa như thế nào trong đời sống hằng ngày? Vì sao cần quản lý thời gian?

Ý nghĩa của việc quản lý thời gian

Quỹ thời gian của mỗi người là không giống nhau, vậy nên tầm quan trọng của việc phân chia, sắp xếp thời gian sẽ phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của nó đến công việc, học tập, và cuộc sống sinh hoạt hàng ngày của mỗi người. Nhưng nhìn chung vẫn là cần sắp xếp thời gian thật hợp lý, hiệu quả và nên biết cách tận dụng tối đa khoảng thời gian có trong ngày kể cả việc nghỉ ngơi.

Tác dụng của sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp tạo ra sự cân bằng trong cuộc sống, giữa tình cảm, công việc, học tập, gia đình, đồng thời giúp hạn chế tình trạng căng thẳng do gấp rút xử lý hay lỡ bỏ qua những sự kiện quan trọng. Bất cứ khi nào, việc sắp xếp lại quỹ thời gian đều có tác dụng của nó. Vì vậy, mỗi người nên có những kế hoạch cụ thể và phải nghiêm túc thực hiện theo.

Từ đó có thể nói rằng, tầm quan trọng của việc sắp xếp thời gian có liên quan mật thiết đến cách quản lý công việc hiệu quả. 

Vì sao cần quản lý thời gian?

Thực tế, có không ít người tự hỏi vì sao cần phải quản lý thời gian. Và để trả lời cho câu hỏi này, chúng ta cần biết đến những lợi ích mà nó mang lại.

(i) Tiết kiệm công sức:

Khi biết cách sắp xếp thời gian, chắc chắn bạn sẽ làm được nhiều việc hơn so với suy nghĩ của bạn. Thay vì chỉ thấy việc gì làm việc nấy hay tới đâu làm tới đó thì việc vạch ra kế hoạch chi tiết cho công việc, học tập, hoạt động sinh hoạt phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định sẽ giúp bản thân phân bố thời gian hợp lý nhất, tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy”, như vậy hiệu quả mang lại cũng cao hơn rất nhiều.

(ii) Giúp cuộc sống ý nghĩa hơn:

Nếu như không có mục tiêu hay lập giới hạn cho thời gian làm việc, học tập một cách cụ thể, bạn chỉ biết hì hục làm, thậm chí vừa làm vừa chơi, như vậy hiệu quả công việc, học tập sẽ rất thấp, thậm chí đôi khi bạn còn chẳng có thời gian để nghỉ ngơi thực sự hay dành thời gian cho những người yêu thương, cho những sở thích cá nhân,…

Cảm giác hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đã đặt ra hay ngắn hơn dự định cũng giúp bạn có thêm động lực làm việc, học tập, cảm thấy phấn chấn và có ý tưởng thực hiện hóa nhiều dự định và kế hoạch hơn trong tương lai. Bằng việc ý thức về cách sắp xếp thời gian hợp lý, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để nhìn nhận và tận hưởng cuộc sống này.

(iii) Quyết định nhanh chóng hơn:

Nếu không có quỹ thời gian khoa học, việc bất ngờ xảy ra một sự việc nào đó mà buộc bạn phải đưa ra quyết định hẳn sẽ rất khó khăn. Bởi còn những công việc dang dở, chưa làm, hay còn bao nhiêu công việc đang chờ đợi sẽ lại làm bạn tốn thêm nhiều thời gian hơn và sẽ cảm thấy bồn chồn, lo lắng liệu rằng bản thân có thể hoàn thành đúng thời hạn được giao hay không.

Thay vào đó, nếu như có bảng thời gian phân chia hợp lý cho từng việc làm, bạn hãy nhìn vào đó và biết được nên giải quyết vấn đề nào trước, nên hoàn thành trong thời gian bao lâu, khoảng thời gian nào còn trống để nhường cho những công việc cần tốn nhiều thời gian hơn,…

(iv) Đạt được mục tiêu nhanh hơn:

Nếu bạn không hiểu được tầm quan trọng của việc phân chia, sắp xếp thời gian thì những mục tiêu đã đặt ra trước đó có thể sẽ không bao giờ hoàn thành được. Bạn nên sắp xếp từng bước một, và hãy hoàn thành những công việc cá nhân, những công việc mang lại kinh tế,… trước khi bắt tay vào hiện thực hóa những ước mơ của mình. 

(v) Nâng cao sự tự tin:

Khi bạn có thể quản lý tốt thời gian, xác định được những việc phải làm, nên làm trong ngày thì việc bạn cảm thấy tự tin là điều dĩ nhiên. 

Bên cạnh đó, khi sống và sắp xếp thời gian một cách khoa học bạn cũng sẽ có nhiều thời gian dành cho việc chăm chút và quan tâm đến bản thân hơn. 

(vi) Có nhiều năng lượng hơn trong cuộc sống:

Nếu bạn có thể kiểm soát tốt mọi thứ liên quan tới công việc, học tập, sinh hoạt, thư giãn trong ngày của mình, chất lượng cuộc sống cũng sẽ được nâng lên theo. 

(vii) Cải thiện cuộc sống và sức khỏe:

Việc có thể phân chia rạch ròi giữa công việc và việc cá nhân, sẽ giúp bạn có nhiều quỹ thời gian cho chăm sóc bản thân, làm điều mình thích, tăng tình cảm gia đình hơn. 

(viii) Giảm căng thẳng: 

không ít người sử dụng quỹ thời gian trong ngày rất phung phí nhưng lại luôn miệng nói mình bận rộn, công việc ngập đầu, cảm thấy áp lực, căng thẳng. Trong khi nếu như biết sắp xếp công việc khoa học trong một bản kế hoạch, chắc chắn bạn sẽ không phải đối mặt với tình trạng như vậy.

Giải pháp để quản lý thời gian một cách hiệu quả

Chắc hẳn ai cũng đã từng rơi vào hoàn cảnh luôn cảm thấy thiếu thời gian cho công việc, học tập, giải trí,… dẫn đến trạng thái nguy cấp, không thể xử lý hết được. Bạn cảm thấy bị stress, rơi vào trạng thái thiếu cân bằng trong cuộc sống, trong công việc, trong học tập mà nguyên nhân chính lại xuất phát từ việc không biết cách phân chia, sắp xếp thời gian sao cho hiệu quả. Vậy có giải pháp nào để quản lý thời gian hiệu quả không? Bạn có thể tham khảo một số giải pháp sau đây:

(i) Đặt mục tiêu cho bản thân;

(ii) Checklist những việc cần làm trong ngày;

(iii) Dành quyền ưu tiên cho những công việc quan trọng và khẩn cấp;

(iv) Kiểm soát tốt những yếu tố gây xao lãng;

(v) Không nên ôm đồm quá nhiều trong một ngày;

(vi) Không nên làm nhiều việc cùng một lúc;

(vii) Nên dành một khoảng thời gian để giải lao, thư giãn.

Bạn có thể sử dụng thời khóa biểu đễ dễ dàng quản lý công việc và cân bằng được thời gian nghỉ ngơi hiệu quả!

Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý thời gian thông minh

Lập kế hoạch trước khi làm bất cứ điều gì

Đầu tiên để quản lý thời gian của bản thân, bạn phải tập thói quen lên kế hoạch mọi thứ trước khi làm. Khi lập kế hoạch nhớ chú ý liệt kê chi tiết, đánh dấu làm những công việc thực sự cần thiết trước, những việc có thể để lại nên xếp phía sau để tránh hao hụt thời gian. Điều này cũng giúp bạn không vô tình bỏ lỡ hay bị trì trệ những việc quan trọng.

Nếu có thời gian bạn nên lập kế hoạch sẵn cho một tuần, hay một tháng và liên tục cập nhật những thay đổi trong bảng kế hoạch của mình.

Xác định mục tiêu và thường xuyên tổng kết công việc

Việc xác định mục tiêu cho bản thân và thường xuyên tổng kết công việc cũng là một cách để quản lý thời gian hiệu quả. Chắc chắn khi đã có mục tiêu rõ ràng rồi, bạn sẽ biết mình nên làm gì và không nên làm gì. Điều này sẽ giúp bạn tận dụng thời gian đúng lúc đúng chỗ và không bị lãng phí thời gian vào những vấn đề không cần thiết.

Bên cạnh đó, sau mỗi ngày hoàn thành công việc bạn nên tổng kết lại chúng một cách khoa học. Từ đó rút ra những kinh nghiệm, biết được mình đã làm được những gì, bỏ sót gì, phương pháp mà bản thân áp dụng đã đạt kết quả hay chưa.

Hình thành tính tự giác và chủ động trong mọi vấn đề

Sắp xếp thời gian cho bản thân rất quan trọng nhưng cũng không được bỏ qua tính tự giác của bản thân. Thực tế cho thấy những người có tính tự giác và chủ động trong mọi tình huống thường sẽ hoàn thành công việc nhanh hơn rất nhiều.

Do đó, bạn cũng nên rèn cho mình tính tự giác làm mọi việc mà không cần phải có người nhắc nhở. Nên chủ động thực hiện để giúp tiết kiệm tối đa thời gian.

Những app quản lý thời gian phổ biến hiện nay

Cùng với sự phát triển của công nghệ mạng xã hội, rất nhiều app hữu dụng giúp phân chia, sắp xếp thời gian một cách hiệu quả được ra đời. Sau đây là một số app phổ biến hiện nay và nhận được nhiều đánh giá tích cực từ phía người dùng:

(i) Sunrise: Tổng hợp thông tin từ tất cả các dịch vụ và ứng dụng lịch năm mà bạn đang sử dụng.

(ii) RescueTime: Bức tranh toàn cảnh về những thói quen sử dụng máy tính hàng ngày của bạn.

(iii) Noisili: Mang đến những âm thanh có thể giúp người dùng được thư giãn hoặc giúp làm việc hiệu quả hơn.

(iv) Checky: Theo dõi tần suất “check” điện thoại của bạn.

(v) Take a Five: Tự động đóng tab trình duyệt.

(vi) FocusBook: Ứng dụng có hiển thị một bản thông báo màu xám kèm theo câu hỏi “Tại sao bạn lại muốn sử dụng Facebook?”. Cho dù câu trả lời của bạn như thế nào thì ứng dụng này cũng sẽ luôn nhắc nhở bạn đã hết giờ rồi, hãy trở lại với công việc của mình đi. Nếu như bạn vẫn muốn cố tính sử dụng Facebook, bảng thông báo màu xám đó sẽ ngày càng lớn dần và cuối cùng là che hết toàn bộ cửa sổ Facebook mà bạn đang mở.

(vii) Kill News Feed: Ứng dụng này sẽ làm cho toàn bộ bảng tin News Feed Facebook của bạn biến mất, và thay vào đó là một khoảng trắng. Bạn sẽ chỉ còn được sử dụng Facebook để xem những thông báo hoặc inbox mà thôi.

(viii) Pomodoro.cc: Hỗ trợ phân chia, sắp xếp thời gian hiệu quả.

(ix) Plan: Công cụ hỗ trợ lên kế hoạch.

(x) Google Calendar: Thêm thông tin về sự kiện, công việc từ email vào ứng dụng lịch năm chỉ với một cú click.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về việc quản lý thời gian một cách hiệu quả giúp bạn dễ dàng kiểm soát được thời gian và công việc của mình. Bạn đọc có thể xem thêm thông tin chi tiết tại 24h1ngay để có cái nhìn tổng quan hơn về vấn đề và lựa chọn được cho mình giải pháp phù hợp nhất!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here