Quản lý thời gian dễ dàng hơn bao giờ hết với Google Calendar

0
251
Hình thành thói quen lên thời gian biểu
Đánh giá post

Trong thời đại Internet phát triển, Google Calendar là một công cụ thông minh giúp bạn quản lý thời gian và sắp xếp công việc một cách hợp lý không chỉ đối với cá nhân mà còn tiện lợi khi hoạt động theo nhóm. Do đó nếu bạn bắt đầu sử dụng ứng dụng này, các tính năng hữu ích của Google Calendar mà bạn cần biết? Cách sử dụng những tính năng đó như thế nào? Các vấn đề nào thường xuyên gặp phải khi sử dụng? Bài viết dưới đây xin giải đáp toàn bộ thắc mắc về Google Calendar.

Google Calendar

Google Calendar là gì? Lợi ích khi sử dụng Google Calendar 

Google Calendar là một ứng dụng trực tuyến cho phép bạn có thể đặt lịch hẹn và sắp xếp công việc hằng ngày. Để có thể sử dụng Google Calendar bạn cần phải đăng nhập vào tài khoản của Google thông qua Web cũng như trên các ứng dụng điện thoại di động sử dụng hệ thống Android và iOS. Thông qua ứng dụng này, bạn có thể đồng bộ hóa ứng dụng này trên nhiều thiết bị có kết nối Internet (ví dụ: máy tính, điện thoại, ipad,..) giúp cho việc tạo lịch hẹn và quản lý đống công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Tham khảo thêm về: Phương pháp quản lý thời gian Pomodoro

Các tính năng của Google Calendar

Lên lịch các sự kiện

Bạn có thể lên lịch cùng với Google Calendar cho các sự kiện và hoạt động bằng cách thêm người, thêm thời gian, tạo phòng họp, địa điểm, thêm các mô tả và đính kèm tệp trong trường hợp cần thiết.

Tạo lời nhắc nhở và đếm ngược thời gian sắp diễn ra

Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã dễ dàng tạo ra những lời nhắc nhở mong muốn. Bạn hoàn toàn có thể bổ sung các thông tin liên quan hoặc thay đổi thời gian nhắc nhở dễ dàng trên Google Calendar.

Chia sẻ lịch trình với người khác

Nếu bạn mong muốn thông báo lịch trình cho nhiều người; hoặc mong muốn họ có thể tham gia đề xuất, chỉnh sửa thời gian biểu cho phù hợp thì bạn hãy bật tính năng này của Google Calendar và Google Calendar sẽ giúp bạn xử lý điều đó.

Đồng bộ các sự kiện từ Gmail

Các tính năng của Google Calendar cho phép bạn lựa chọn đồng bộ các sự kiện từ Gmail trên nhiều thiết bị. Bạn có thể cập nhật được những lịch trình, sự kiện được diễn ra sắp tới ở Gmail và chúng sẽ hiển thị đầy đủ tại ứng dụng này.

Tùy chỉnh lịch trình đã tạo

Nếu bạn đã quen với các tính năng chính trong Google Calendar, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, thông báo và thời gian sự kiện dựa theo phong cách làm việc hoặc phù hợp với từng hoạt động mà bạn đã tạo lập.

Có thể bạn quan tâm về phần mềm Trello

Hướng dẫn cách sử dụng Google Calendar hiệu quả

Cách tạo lịch trình sự kiện với Google Calendar

Nếu bạn lần đầu tiên sử dụng Google Calendar thì hãy bắt đầu việc tạo một sự kiện bằng các thao tác sau đây sau đây:

Đầu tiên, trong giao diện Google Calendar nhấp vào biểu tượng “ + create” (tạo) và chọn “Event” (sự kiện) Tiếp theo bạn có thể thêm thông tin chi tiết như tiêu đề sự kiện, ngày, giờ, mô tả, tệp đính kèm,… và chia sẻ lịch trình với những người khác bằng cách chọn ô “More options” (tùy chọn khác) ở bên dưới. Ngoài ra, bạn còn có thể tùy chọn màu sắc sự kiện và khả năng hiển thị mặc định để làm nổi bật những sự kiện quan trọng trên Google Calendar.

Lưu ý: Sau khi điền xong các thông tin liên quan, đừng quên nhấn vào biểu tượng “Save” (lưu) để Google Calendar giúp bạn ghi nhớ lịch trình nhé.

Lên lịch các cuộc họp nhóm

Khi bạn có nhiều lịch trình và công việc cần phải sắp xếp nhưng không muốn mất nhiều thời gian để kiểm tra lịch trình của mình thì tính năng “Find a time” (tìm thời gian) của Google Calendar có thể giúp bạn làm điều đó.

Để sử dụng tính năng này bạn cần thêm những người khác tham gia sự kiện trên Google Calendar. 

Nhấp chuột vào dòng chữ “Find a time” ở bên dưới tab ngày, giờ. Theo đó, bạn có thể đối chiếu lịch trình của từng thành viên trong nhóm, từ đó chọn ra một thời điểm thích hợp để sắp xếp các cuộc hẹn cùng nhau.

Thay đổi chế độ xem Google Calendar

Bạn có nhiều công việc cần phải xử lý, việc thay đổi chế độ xem sẽ giúp bạn biết rõ hơn về những hoạt động sắp diễn ra. Nếu bạn là người bận rộn hàng ngày thì chế độ xem ngày là hữu ích cho bạn. Tuy nhiên, nếu trong một tháng bạn chỉ có một hay hai sự kiện thì chế độ xem tháng sẽ phù hợp với bạn. Như vậy, bạn có thể thay đổi chế độ xem của mình trên Google Calendar bằng cách nhấp biểu tượng bên cạnh bánh răng (“Cài đặt”) để có thể chọn chế xem Ngày, Tuần, Tháng,…một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Xem thêm về những app quản lý thời gian hiệu quả

Một số câu hỏi thường gặp về Google Calendar

Tôi có thể tạo lịch nhóm không?

Bạn có thể chia sẻ lịch trình với nhóm của mình hoặc lên lịch để nhiều người cùng nhau tham gia chỉnh sửa. Điều này rất hữu ích cho bạn và nhóm của bạn có thể cập nhật thông tin các cuộc họp và sự kiện xuất hiện trên lịch trình mà không mất nhiều thời gian thông báo với các tính năng của Google Calendar.

Google Calendar có lời nhắc sự kiện không?

Bạn có thể sử dụng tính năng đặt lời nhắc để theo dõi công việc và cập nhật lịch trình thường xuyên. Đây được xem là một tính năng rất hữu ích khi bạn có quá nhiều sự kiện và các hoạt động dày đặc mà không có thời gian để kiểm tra chúng thì ứng dụng Google Calendar là một giải pháp hoàn hảo cho bạn.

Mời bạn đọc xem thêm thông tin tại 24h1ngay để lựa chọn được cho mình các app quản lý thời gian phù hợp nhất nhé!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here