Lợi ích mang lại từ việc quản lý thời gian hiệu quả

0
383
Đánh giá post

Vấn đề về thời gian luôn là vấn đề được nhiều người quan tâm. Khi biết sắp xếp thời gian rõ ràng thì công việc tiến hành được ổn thỏa và dễ dàng hơn. Cùng tìm hiểu cách quản lý vấn đề thời gian có hiệu quả thông qua bài viết này

Lợi ích mang lại từ việc quản lý thời gian hiệu quả
Lợi ích mang lại từ việc quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý quỹ thời gian là quá trình để lên kế hoạch và tổ chức sắp xếp công việc, hoạt động cụ thể theo thời gian định trước, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Thời gian luôn có hạn, vì vậy để hoàn thành các công việc tốt nhất bạn nên có kỹ năng quản lý khoảng thời gian tốt, quỹ thời gian sử dụng càng hiệu quả thì lợi ích đạt được sẽ càng cao. Sự hiệu quả của việc quản lý vấn đề về thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc đạt được, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh/chậm.

Việc quản lý thời gian là một trong những vấn đề thiết yếu để tạo được thành công và sự phát triển trong công việc. Nếu hoạt động không có giờ giấc sẽ khiến cơ thể mệt mỏi, không có năng suất trong công việc. Một cá nhân thực hiện công việc rõ ràng, sắp xếp hợp lý bao giờ cũng sẽ được ưu ái trong công việc hơn so với người luôn trễ deadline ảnh hưởng tới công việc chung, công việc của công ty.

Các bước để quản lý thời gian một cách hiệu quả

Quy trình quản lý có hiệu quả bao gồm 4 bước như sau:

Bước 1: Liệt kê và xếp hạng ưu tiên những công việc, nhiệm vụ cần thực hiện theo ngày/theo tuần/theo tháng dựa trên các mục tiêu đề ra và định hướng công việc.

Bước 2: Đo lường hoặc ước lượng thời gian cần thiết để có thể hoàn thành những công việc đã sắp xếp.

Bước 3: Lập kế hoạch chi tiết cụ thể, xác định thứ tự ưu tiên công viêc mỗi ngày.

Bước 4: Tiến hành thực hiện theo dõi tiến độ công việc, bám sát những kế hoạch đã đặt ra.

Mỗi bước được lập ra để quản lý biểu thời gian đều cần đến những công cụ/kỹ thuật/kỹ năng nhằm hỗ trợ để hình thành quy trình có hiệu quả, phù hợp với tính chất công việc cũng như cuộc sống của mỗi người. 

Lợi ích của việc quản lý thời gian

Có thể bạn sẽ thắc mắc việc quản lý vấn đề về thời gian tại sao lại quan trọng như vây? Hiểu đơn giản thì việc quản lý quỹ thời gian giúp bạn có khả nâng nâng cao việc lên kế hoạch thực hiện công việc một cách hợp lý hơn. Kỹ năng quản lý tốt về thời gian sẽ tạo ra thành công ở mỗi con người. Cùng tìm hiểu một số lợi ích liên quan đến hoạt động này:

Giúp tăng năng suất làm việc

Biết cách quản lý vấn đề thời gian giúp chúng ta biết cách sắp xếp các kế hoạch và nhiệm vụ hàng ngày một cách hợp lý dựa vào mức độ quan trọng và theo thứ tự ưu tiên của công việc. Với danh sách đề ra, giúp chúng ta sẽ tập trung vào những công việc cần thiết để làm trước không bị sao nhãng, rối việc từ những công việc khác nhau, từ đó nâng cao hiệu suất công việc và mang lại kết quả cao hơn.

Khi có nền tảng về kỹ năng quản lý tốt, bạn sẽ ngăn ngừa việc lãng phí thời gian và năng lượng, tốn ít công sức hơn để hoàn thành công việc vì mọi thứ đều được tổ chức một cách logic, khoa học. Không những thế, quản lý vấn đề thời gian tốt giúp bạn nâng cao khả năng sáng tạo nhờ những khoảng thời gian trống tiết kiệm từ việc sắp xếp công việc hợp lý.

Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực

Việc thiếu kỹ năng quản lý vấn đề thời gian thường dẫn đến tình trạng làm việc với nhiều áp lực, sức ép vô hình vì lúc nào cũng nhìn thấy còn rất nhiều việc cần làm, gián tiếp khiến chúng ta đưa ra những quyết định sai lầm khi không có đủ thời gian để suy xét. Nếu ngay từ đầu chúng ta biết cách kiểm soát thời gian tốt, chúng ta sẽ tránh được phần nào áp lực, sức ép của “deadline” từ đó chúng ta có thể đưa ra những quyết định sáng suốt hơn trong công việc do có đủ lượng thời gian để suy nghĩ, đánh giá vấn đề.

Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động

Những thói quen xấu như trì hoãn công việc để ngay mai làm sẽ dẫn đến tình trạng mất sức lực làm việc mỗi ngày. Sự dồn ép công việc sẽ khiến chúng ta mệt mỏi vì thể cần nói không với việc làm việc không có sắp xếp. Quản lý vấn đề về thời gian sẽ giúp bạn loại bỏ những thói quen không tốt, đồng thời tạo động lực phát triển, để bắt tay thực hiện những dự án lớn nhờ kế hoạch đã được đề ra với mục tiêu rõ ràng, cụ thể và thời gian biểu chính xác.

Một số kỹ năng quản lý thời gian cho nhân viên văn phòng

Đầu tiên, Bàn làm việc ngăn nắp. Có thể hiểu đơn giản bàn làm việc quá bừa bộn sẽ làm giảm sự tập trung của chúng ta. Không ai thích làm việc trong không gian bẩn thỉu, bừa bộn. Vì thế hãy dành thời gian sắp xếp, phân loại giấy tờ rõ ràng, một cách gọn gàng, khoa học để có thể tập trung vào công việc tốt hơn từ đó đạt kết quả cao hơn.

Nếu xem xét thì cần viết, bạn nên chia nhỏ công việc khi thực hiện một nhiệm vụ lớn, để không nhìn vào tính quy mô mà khiến bản thân áp lực và tạo sức ép cho chính mình. Việc chia nhỏ, sắp xếp công việc rõ ràng và thể hiện theo một quy trình gồm nhiều bước với các mốc deadline cụ thể sẽ khiến chúng ta dễ dàng từng bước đạt được kết quả công việc. Khi bạn đã hoàn thành từng phần nhỏ được chia của công việc, bạn sẽ không còn cảm thấy khó khăn, áp lực như lúc ban đầu.

Không nên sử dụng quy trình lặp lại, nếu bạn cảm thấy công việc cứ lặp đi lặp lại mỗi ngày, không có tiến triển không phát triển lâu dần sẽ đến việc hiệu suất công việc giảm sút, không được nâng cao. Để cải thiện tình trạng này khi thực hiện cần cách ghi chú lại quá trình cũng như thời gian đã thực hiện. Sau khi hoàn thành xem xét lại quy trình để rút kinh nghiệm và tìm ra những phương án tốt hơn.

Xem thêm tại đây

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here