Phương pháp và kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

0
379
quản lý thời gian hiệu quả
Đánh giá post

Trong cuộc sống, mỗi người trong chúng ta ai cũng có một quỹ thời gian nhất định – 24h. Trong khoảng thời gian đó, có người thì biết tận dụng, phân chia thời gian để làm việc và học tập rất hiệu quả, gặt hái được nhiều thành công. Ngược lại, có những người chưa quản lý thời gian hiệu quả, làm lãng phí thời gian của bản thân và những người xung quanh. Do vậy, kỹ năng quản lý thời gian là một kỹ năng rất quan trọng. Nếu bạn đang thắc mắc về kỹ năng quản lý thời gian là gì? phương pháp quản lý thời gian hiệu quả như thế nào?… thì hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của chúng tôi nhé.

quản lý thời gian hiệu quả

Vì sao bạn cần quản lý thời gian tốt?

Quản lý thời gian hiệu quả là một việc quan trọng. Bởi nó đem lại cho bạn rất nhiều lợi ích như:

Thứ nhất, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian làm việc và đạt được năng suất cao hơn. Với việc quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ dự đoán được công việc này mình sẽ mất bao lâu để hoàn thành, có động lực để tập trung hoàn thành công việc đó mà không bị rơi vào trạng thái mông lung. Nếu như cùng một công việc, mà bạn không quản lý thời gian hiệu quả, việc rơi vào trạng thái trì trệ là điều rất có khả năng xảy ra.

Thứ hai, giúp bạn dễ dàng cân bằng cuộc sống và công việc. Khi bạn biết cách quản lý thời gian, chắc chắn bạn sẽ hoàn thành tốt các công việc của mình. Một khi công việc đã xong, ổn thỏa thì những yếu tố khác trong cuộc sống của bạn cũng sẽ được cải thiện, đặc biệt bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho gia đình cũng như cuộc sống cá nhân. Dựa trên việc nhận thức được lượng thời gian bạn có, bạn sẽ biết phân chia và sử dụng nó một cách hợp lý sao cho phù hợp với chính mình. Từ đó, bạn sẽ trở nên chủ động hơn trong sắp xếp công việc và lịch trình cá nhân mỗi ngày.

Thứ ba, bạn sẽ biết được chính xác công việc mình cần phải thực hiện. Việc quản lý thời gian hiệu quả cũng giống như việc bạn lập ra một kế hoạch hoàn hảo cho chính bản thân. Đó có thể là kế hoạch cho một ngày mới, tuần tới, tháng tới…Việc lập kế hoạch chi tiết gắn với từng mốc thời gian cụ thể sẽ giúp bạn định hướng chính xác mình cần phải làm gì, không rơi vào tình trạng lãng quên công việc. Bạn cũng biết được công việc nào cần ưu tiên thực hiện trước, công việc nào thực hiện sau. Từ đó, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi đưa ra quyết định.

Thứ tư, bạn sẽ đạt được những mục tiêu nhanh hơn. Mỗi chúng ta đều có những mục tiêu riêng của chính mình, mỗi mục tiêu đó cũng có những “deadline” nhất định phải hoàn thành. Với việc quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ phân chia thời gian để làm các công việc cụ thể, có động lực phấn đấu để nhanh chóng đạt được mục tiêu.

Thứ năm, quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn giảm được những áp lực trong công việc. Sẽ có những lúc, lịch trình và danh sách công việc của bạn dày đặc. Nếu lúc đó bạn không biết phân chia, sắp xếp thực hiện chúng theo thứ tự ưu tiên thì bạn sẽ dễ rơi vào tình trạng quá tải vì công việc. Khi đã rơi vào tình trạng áp lực thì sẽ không tốt cho sức khỏe. Nhờ sự sắp xếp công việc hợp lý, bạn sẽ giải tỏa được mối lo đó, thoải mái hơn khi làm việc.

Thứ sáu, bạn sẽ thiết lập được kỷ cương cho chính bản thân nếu bạn biết quản lý thời gian hiệu quả. Khi bạn đã đề ra cho mình những công việc cần hoàn thành kèm theo mốc thời gian nhất định, bạn sẽ xây dựng cho bản thân tính kỷ luật, bỏ được thói quen hay trì hoãn trong công việc.

Những phương pháp quản lý thời gian hợp lý bạn nên tham khảo

Nguyên tắc làm việc Pareto

Nguyên tắc Pareto (hay còn được gọi với cái tên “Quy luật 80/20”). Nguyên tắc này được nhà tư tưởng quản trị doanh nghiệp Joseph M. Juran đặt theo tên của nhà kinh tế học người Ý là Vilfredo Pareto (1848 – 1923). Theo đó, nó chỉ ra sự phân phối của cải không đồng đều nhưng có thể được dự đoán trước của xã hội. 80% của cải và thu nhập được tạo ra và sở hữu bởi 20% dân số. Pareto đã có những lý giải về việc làm thế nào mà 80% số đậu Hà Lan ông thu hoạch được là từ 20% số hạt đậu đã gieo. Nhưng Pareto không chỉ dừng lại ở đó, ông khẳng định rằng quy tắc của mình có thể áp dụng được ở mọi lĩnh vực.
Nội dung nguyên tắc Pareto bao gồm những điểm chính như: 80% đầu ra chỉ bắt nguồn từ 20% đầu vào; 80% hậu quả chỉ bắt nguồn từ 20% nguyên nhân, 80% kết quả của chính bản thân bạn chỉ bắt nguồn từ 20% sự cố gắng, nỗ lực của chính bản thân bạn; 80% doanh thu của công ty chỉ bắt nguồn từ 20% sản phẩm và khách hàng…
Để áp dụng nguyên tắc Pareto một cách có hiệu quả thì bạn nên thực hiện theo những cách sau. Trước tiên, bạn cần dựa vào danh sách những công việc cần làm, bạn sẽ ứng dụng nguyên tắc này vào thực tiễn để giải quyết các công việc quan trọng. Qua đó, bạn vừa không phải “ôm dồn” tất cả mọi việc mà vẫn đạt năng suất cao. Trong danh sách các công việc cần làm, bạn nên ưu tiên những công việc có deadline gần trước. Đây cũng là một cách thức nhằm giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả.

Phương pháp quản lý thời gian 4D: Do – Dump – Delegate – Defer

Đây là một trong những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, được nhiều người biết đến. Trong đó: “Do” là hãy ưu tiên thực hiện công việc quan trọng trước; “Dump” là bỏ qua những công việc không cần thiết để tiết kiệm thời gian; “Delegate” hãy giao việc cho người có thể hoàn thành tốt công việc; “Defer” là nếu bạn chưa kịp làm một công việc bất kỳ, hãy ghi chú ra và xác định thời gian cụ thể để hoàn thành nốt công việc đó.
Phương pháp này sẽ giúp bạn hoàn thành tốt được khá nhiều công việc cùng một lúc, dễ dàng cân bằng được chất lượng công việc và cuộc sống.

Các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả không nên bỏ qua

Kỹ năng đặt mục tiêu

Để quản lý thời gian hiệu quả, bạn không nên bỏ qua kỹ năng đạt mục tiêu. Nếu như bạn không có mục tiêu, định hướng trong công việc thì sẽ rất khó để hoàn thành tốt. Đây có thể coi là kỹ năng quan trọng nhất. Nó giúp bạn có động lực vượt qua mọi cản trở, giả quyết công việc một cách hiệu quả. Tuy nhiên, không phải cứ thiết lập mục tiêu càng xa vời càng tốt, bạn cần đặt ra mục tiêu phù hợp với bản thân và có khả năng đạt được nó. Nếu không đặt ra mục tiêu phù hợp bạn sẽ dễ nản chí, lãng phí thời gian.
Chúng tôi đề xuất đến bạn phương pháp SMART để giúp bạn dễ dàng đề ra mục tiêu cho bản thân:
-S – Specific: là mục tiêu cụ thể hợp lý, được đề ra từ ban đầu
-M – Measurable: là mục tiêu có thể kiểm soát được
-A – Attainable là mục tiêu có thể đạt được
-R- Relevant là các mục tiêu có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc sống, công việc của bạn
-T – Time-bound là việc phân nhỏ mục tiêu đồng thời gia hạn thời gian thực hiện

Kỹ năng lập kế hoạch

Sau khi đã hoàn thành việc thiết lập mục tiêu, công việc tiếp theo của bạn là lập kế hoạch. Đó có thể là kế hoạch trong ngày, tuần, tháng…Hãy cố gắng lập một bản kế hoạch cùng với các mốc thời gian càng chi tiết càng tốt. Từ đó, bạn sẽ không còn bị căng thẳng khi phải suy nghĩ xem công việc nào nên thực hiện trước, công việc nào thực hiện sau. Đồng thời, bạn sẽ không bị bỏ lỡ những công việc quan trọng, làm suy giảm hiệu suất công việc. Đây cũng là một trong những kỹ năng quan trọng giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả.

Xem thêm các bài viết khác tại đây.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here