Base wework – Phần mềm quản lý công việc hiệu quả không thể bỏ qua!

0
400
Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật, gọi Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198
Đánh giá post

Các nhà quản lý thường xuyên gặp khó khăn trong việc quản lý công việc. Họ gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi tiến độ và  công việc của dự án.  Họ không biết được công việc nào đã hoàn thành, công việc nào đang quá hạn để cần phải theo dõi và đốc thúc. Các vấn đề hay gặp đối với nhân viên là chẳng may quên mất công việc mà mình được giao khiến mọi thứ bị trì trệ, gây ảnh hưởng đến công việc chung. Các thông tin liên quan đến công việc như file tài liệu đính kèm, thông tin bị phân mảnh và rời rạc bị thất lạc. Không sao đâu, phần mềm base wework sẽ hỗ trợ bạn giải quyết vấn đề này. Tham khảo bài viết dưới đây để hiểu phần mềm Base Wework quản lý công việc hiệu quả như thế nào nhé!

phần mềm base wewwork

Giới thiệu về phần mềm base wewwork

Phần mềm Base Wework giúp thúc đẩy văn hoá minh bạch trong doanh nghiệp cũng như là phần mềm tiện ích mà doanh nghiệp không thể bỏ qua.

Việc công tác thực hiện công việc giữa sếp và nhân viên, cũng như giữa nhân viên với nhau cũng đơn giản hơn rất nhiều khi công việc được tạo và giao đi, với mô tả công việc rõ ràng và thời hạn hoàn thành cụ thể. Ngoài ra, công cụ nhắc việc Reminder khiến bạn không còn quên những công việc mà mình cần phải làm sắp tới. Mọi thông tin, tài liệu cần trao đổi được trao đổi, sắp xếp cụ thể, tiện lợi cho bạn tìm kiếm lại sau này. Phần mềm Base Wework hỗ trợ nhiều dạng hiển thị khác nhau cùng với bộ lọc đa dạng, giúp bạn linh hoạt trong việc theo dõi tiến độ công việc và dự án. Báo cáo tự động và trực quan, giúp quản lý nhanh chóng biết được những điểm nóng trong từng dự án và phòng ban để có kế hoạch xử lý cũng như phân bổ nguồn lực hiệu quả. Còn đối với nhau viên, báo cáo ghi nhận lại tất cả những cống hiến trong công việc của bạn cho công ty của mình.

Có thể bạn quan tâm về phần mềm Asana

Những lý do khiến bạn nên sử dụng phần mềm quản lý Base wewwork

  • Phần mềm Base Wework tạo ra sự minh bạch về kế hoạch làm việc
  •  Phần mềm Base Wework tạo ra sự minh bạch về tiến trình và kết quả làm việc
  • Phần mềm Base Wework tạo ra sự minh bạch trong tiêu chí đánh giá nhân viên
  • Phần mềm Base Wework tạo ra một không gian để trao đổi thẳng thắn giữa đồng nghiệp
  • Phần mềm Base Wework tạo ra sự minh bạch về nhà quản lý các cấp

Cách sử dụng base wework trong quản lý công việc

1. Tạo Department

Cấu trúc của phần mềm base wework – nơi tổng hợp tất cả các công việc của công ty. Đơn vị lớn nhất trong phần mềm là Department- đó là những khối lớn trong công ty của bạn. Ví dụ, công ty của bạn có 2 chi nhánh ở Hồ Chí Minh và Hà Nội thì đây là 2 Department hoặc công ty của bạn chỉ có 1 chi nhánh thì công ty của bạn chỉ có 1 Department. 

Để tạo Department thao tác như sau: Department → Create a new department —> chọn người quản trị cho department đó ( chọn @tag username người đó)

2. Phân quyền trong phần mềm Base Wework

Ký hiệu sau đây:

✔: chắc chắn có quyền

⚪: có quyền khi cấp phép

Ứng dụng sẽ có 3 quyền chính là Owner, Admin, Member và có các quyền cơ bản như sau. Trong đó Owner là tài khoản cao nhất của hệ thống và sẽ có tất cả các quyền quản trị và theo dõi trong hệ thống, chính tài khoản này là tài khoản phân quyền khởi tạo cho các tài khoản khác trong Wework. Admin có quyền tạo Department mới, và có quyền tạo phòng ban cũng như dự án mới nếu như được Owner cấp quyền, và sẽ có thể xem tất cả những công việc của nhân viên nếu như được phân quyền làm quản lý trực tiếp của nhân viên đó. Member là tài khoản có ít quyền nhất trong hệ thống, là quyền thực thi trong công việc. Và họ chỉ có thể tạo dự án nếu như được Owner cấp quyền. Tài khoản này có thể xem tất cả công việc của nhân viên nếu như họ được phân quyền làm quản lý trực tiếp của nhân viên nào đó.

Bao gồm các quyền sau:

  • Quyền thao tác trong hệ thống: gồm quyền đặt hệ thống, xem tất cả dự án phòng ban,
  • Quyền tạo Department mới
  • Quyền tạo Team  (phòng ban) mới
  • Quyền tạo dự án mới
  • Quyền xem tất cả công việc của nhân viên của mình

Tham khảo thêm về những ứng dụng hữu ích dành cho doanh nhân

3. Nhân bản dự án

Trong doanh nghiệp, các dự án thường có cấu trúc tương đối giống nhau hoặc lặp đi lặp lại. Nếu bạn đã có sẵn một dự án trên Base Wewwork với đầy đủ phân công thứ tự đảm nhận, phân quyền cho các tài khoản… thì không có lý do gì mà không áp dụng cái mẫu đó cho những dự án tương tự.

Để nhân bản một dự án, bạn thực hiện các thao tác sau:

  •  Mở dự án cần nhân bản
  • Click dấu ba chấm phía trên cùng góc phải màn hình > Chọn Nhân bản dự án
  • Tên dự án mới mặc định là “Bản sao của [tên dự án cũ]”, bạn có thể chỉnh sửa lại cho phù hợp
  • Tuỳ chọn các yếu tố bạn cần nhân bản: danh sách công việc, người quản trị, thành viên dự án, người thực hiện công việc, custom fields, phân quyền sử dụng hoặc nhãn dán
  • Nhấn nút Nhân bản dự án

4. Xem một đầu việc đã được giao cho ai

Nếu bạn muốn tìm xem một đầu việc đã giao cho ai thì hãy áp dụng triệt để tính năng tìm kiếm của Base Wewwork. Những tính năng tìm kiếm đó sẽ phát huy một cách hiệu quả và giúp bạn tìm kiếm dễ dàng:

Chỉ cần bạn thực hiện các thao tác đơn giản sau:

  • Mở dự án ra
  • Chọn giao diện hiển thị danh sách công việc dưới dạng Member
  • Click vào biểu tượng kính lúp trên thanh công cụ
  • Nhập vào từ khoá chính của đầu việc mà bạn cần tìm 

Nhìn vào kết quả hiện ra, bạn không chỉ biết được công việc đó được giao cho ai, mà còn biết được deadline và trạng thái hiện tại (đã hoàn thành, đang làm, quá hạn, hoàn thành sau deadline) của nó. Khi click vào tên đầu việc, bạn sẽ nhìn được tất cả thông tin của nó giống như khi mở ở một danh sách công việc bình thường.

Mời bạn đọc tham khảo thêm về cách quản lý thời gian và công việc hiệu quả với phần mềm Trello

5. Cách đọc Gantt chart theo màu sắc

Gantt chart là loại sơ đồ được ra đời để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian qua các ô màu mà không cần các con số. Sơ đồ sẽ gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một sơ đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án theo cách trực quan nhất.

Giao diện Gantt chart của Wework cũng được xây dựng theo cấu trúc trên. Ngoài ra, nó đặc biệt hơn ở chỗ các ô của từng đầu việc sẽ có màu khác nhau tuỳ vào trạng thái công việc trên deadline tương ứng.

Giao diện Gantt chart để quản lý tiến độ trên Wework

Các đầu việc trên Gantt chart được sắp xếp theo trình tự: Đầu việc đã quá hạn > Đầu việc không có deadline cụ thể > Đầu việc hoàn thành sau deadline > Đầu việc chưa đến deadline (deadline tăng dần).

6. Tìm công việc khẩn cấp cần làm ngay

Hãy thực hiện theo trình tự thao tác sau:

  • Wework mặc định ban đầu là hiển thị tất cả công việc. Nhấn nút Hiển thị để mở bộ lọc.
  • Trong hộp thoại, chọn mục Chưa hoàn thành
  • Trong trường Sắp xếp, chọn Deadline (ngày tăng dần)

Lúc này, phần mềm Base Wework sẽ lọc ra các đầu việc chưa đánh dấu hoàn thành, bao gồm cả đã quá hạn (có nhãn dán tự động màu đỏ) và chưa đến hạn. Những đầu việc này được sắp xếp theo deadline tăng dần, tức là các đầu việc bên trên cần sớm phải hoàn thành hơn.

Lúc này, hãy cân nhắc các đầu việc (deadline, độ khó trong công việc, khả năng hoàn thành) để xác định được đầu việc nào cần làm khẩn cấp. Di chuột tới đầu việc đó, click vào biểu tượng dấu chấm than (độ khẩn cấp) > Chọn Khẩn cấp.

Wework có tag đánh dấu các đầu việc quan trọng, khẩn cấp

Mời bạn đọc xem thêm thông tin tại 24h1ngay để lựa chọn được cho mình phương pháp quản lý thời gian phù hợp nhất!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here