Quản lý công việc dễ dàng hơn bao giờ hết với phần mềm Asana!

0
360
phần mềm Asana
Đánh giá post

Asana là một trong những phần mềm quản lý công việc và dự án phổ biến nhất hiện nay. Nếu bạn đang gặp khó khăn khi lên lịch trình và sắp xếp công việc, đặc biệt là khi làm việc theo nhóm thì phần mềm Asana sẽ hỗ trợ bạn thực hiện điều đó. Vậy Asana là gì? Có các tính năng nổi bật nào? Cách sử dụng nó như thế nào? Bài viết dưới đây xin giải đáp toàn bộ thắc mắc liên quan đến phần mềm Asana.

phần mềm Asana

Asana là gì? Giới thiệu các tính năng nổi bật của phần mềm

Asana là công cụ làm việc nhóm tập trung vào lĩnh vực quản lý và theo dõi tiến trình công việc. Phần mềm Asana giúp bạn tập trung tối đa vào các dự án để nâng cao năng suất làm việc của cá nhân, và tập thể. Các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm Asana để tạo lịch trình và kiểm soát dự án. Còn các nhân viên thông qua Asana có thể theo dõi, hoàn thành phần công việc của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. 

Cách sử dụng ứng dụng này không quá phức tạp với đầy đủ tính năng hữu ích có thể hỗ trợ bạn trong công việc. 

Các cá nhân và đội nhỏ có số lượng lên từ 15 người trở xuống có thể sử dụng phần mềm Asana miễn phí trong một số tính năng nhất định. Với tài khoản miễn phí, người dùng có thể sử dụng tất cả các tính năng quản lý tác vụ chính của Asana như: lên lịch trình, phân chia công việc, đặt hạn nộp, thêm bình luận hay có thể tải các tệp lên phần mềm,… Bên cạnh đó, họ cũng được phép theo dõi và cập nhật tiến trình làm việc của một nhóm hay dự án khác. 

Nếu bạn mong muốn nhiều tính năng hơn hoặc nhóm của bạn có số lượng hơn 15 người, thì việc sử dụng tài khoản trả phí của phần mềm Asana là sự lựa chọn phù hợp. Khi đó bạn sẽ được các tính năng hữu ích khác như: tùy chọn thêm người vào nhóm, dự án, tìm kiếm nâng cao, hỗ trợ ưu tiên và một số tiện hấp dẫn khác. 

Ngoài ra, phần mềm Asana cho phép bạn tùy chỉnh giao diện, tích hợp Asana với nhiều công cụ hỗ trợ khác như Slack, Hipchat, Google Drive, Dropbox,..  Bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm Asana để quản lý công việc trên website và thiết bị di động mà không cần sử dụng đến email.

Lợi ích của việc sử dụng Asana

  • Xem lịch trình làm việc: Bạn có thể dễ dàng hình dung và thay đổi nhanh chóng công việc của mình thông qua phần mềm Asana. 
  • Tránh bỏ lỡ một deadline: bạn cơ thể hạn chế bỏ sót công việc của mình hay quên deadline nhờ vào tính năng nhắc nhở trên Asana.
  • Gắn được nhiều tài liệu khác nhau: việc thêm email, tệp, và nhiều thứ khác giờ đây đã trở nên thật dễ dàng và tiện ích với ứng dụng hỗ trợ này.
  • Báo cáo công việc: Phần mềm Asana cho phép bạn chia sẻ kết quả với mọi người và cập nhật trạng thái công việc của bạn.
  • Không cần phải thực hiện những công việc thừa thãi: sử dụng Asana giúp bạn sắp xếp và điều tiết công việc suôn sẻ và trơn tru hơn.
  • Chia sẻ thông tin với đúng người: Phần mềm Asana cho phép bạn thêm người vào các nhóm và dự án riêng tư bảo mật.

Tham khảo thêm về phần mềm Base wework

Hướng dẫn một số thao tác cơ bản khi sử dụng Asana

Tạo Project trong Asana

Bước 1: Chọn vào biểu tượng (hoặc Projects +) ở phía cuối của pane bên trái. khi đó, một project mới sẽ được tạo ra cùng với một không gian làm việc ở pane chính giữa.

Bước 2: Bạn có thể tùy ý đặt tên cho Project và bổ sung vào những task cần làm trên phần mềm Asana.

Các thao tác với Task

Tạo Task mới

Bước 1: Bạn nhấp chuột vào một dòng trong pane chính giữa và nhấn Enter.

Bước 2: Thêm tên task.

Bước 3: Bạn có thể tùy chỉnh deadline, thêm người thực hiện, thẻ, mô tả, hoặc các nhiệm vụ nhỏ hơn nếu cần thiết bằng cách chọn vào biểu tượng bên phải dòng task. 

Vậy là bạn đã hoàn thành xong việc tạo task trên phần mềm Asana.

Đánh dấu task đã hoàn thành

Bạn có thể nhấp vào biểu tượng bên trái mỗi Task hoặc chọn vào biểu tượng ở pane bên phải là bạn đã thông báo với thành viên trong nhóm biết bạn đã hoàn thành nhiệm vụ.

Tổng hợp các task đã hoàn thành

Bạn nhấp chuột vào phía trên góc phải pane chính giữa và chọn “Archive Completed Tasks” để tổng hợp tất cả Task bạn đã hoàn thành. Như vậy, sau này bạn dễ dàng tìm kiếm danh sách những Task đã thực hiện trên phần mềm Asana.

Cách làm việc với Calendar

Trong Asana:

Bước 1: Từ dòng My task trên phần mềm, bạn hãy nhấp vào mũi tên thả xuống để truy cập menu tác vụ.

Bước 2: Sau đó, bạn chọn đồng bộ với Google Calendar. Từ cửa sổ bật lên đồng bộ hóa với Lịch trong Asana, đánh dấu và sao chép toàn bộ liên kết được tìm thấy trong tab Google Calendar.

Trong Google Calendar:

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng + bên cạnh tab thêm lịch của đồng nghiệp.

Bước 2: bạn sao chép URL trong phần mềm Asana.

Bước 3: Bạn hãy dán liên kết bạn đã sao chép trước đó từ Asana vào trường URL trong cửa sổ bật lên.

Bước 4: bạn nhấp vào Thêm lịch.

Một số câu hỏi thường gặp

Ứng dụng Asana có chi phí bao nhiêu?

Đối với các nhóm có giới hạn 15 người, phần mềm Asana luôn có sẵn miễn phí. 

Đối với gói đội nhóm, Asana cung cấp mức giá $9,99 mỗi thành viên/ tháng và được lập hóa đơn hàng năm.

Ngoài ra, phần mềm Asana cũng cung cấp các gói khác nhau như $19,99 mỗi thành viên/ tháng hay gói đối với doanh nghiệp lớn với nhiều ưu đãi hấp dẫn.

Việc quản lý thời gian trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với ứng dụng Trello

Tại sao nên sử dụng ứng dụng Asana?

Có thể thấy Asana là một ứng dụng quản lý nhiều tác vụ khá hữu ích. Phần mềm này được phát triển để cộng tác hiệu quả hơn trong một đội nhóm, một tổ chức hay nhiều loại tổ chức như: nhóm giáo viên, học sinh, văn phòng chính phủ, doanh nghiệp cũng như nhiều tổ chức khác.

Mời bạn đọc xem thêm thông tin tại 24h1ngay để lựa chọn cho mình phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất nhé.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here