Ma trận quản lý thời gian – Bí quyết giúp việc quản lý thời gian trở nên dễ dàng

0
270
Hình thành thói quen lên thời gian biểu
Đánh giá post

Thành công không tự nhiên xuất hiện mà bạn phải làm cho nó xuất hiện. Muốn thành công, bạn phải có trong mình nhiều kỹ năng cần thiết, trong đó không thể thiếu kỹ năng quản lý thời gian. Quản lý thời gian tốt và hiệu quả là một kỹ năng cốt lõi, một kỹ năng nghề nghiệp mà mọi người trong chúng ta đều cần có để vừa có thể thực hiện công việc hiện tại, lại vừa nâng cao phát triển nghề nghiệp của bản thân trong tương lai. Bài viết dưới đây, mời bạn đọc cùng tìm hiểu về Ma trận quản lý thời gian – Bí quyết giúp việc quản lý thời gian trở nên dễ dàng. 

ma trận quản lý thời gian

Ma trận quản lý thời gian là gì?

Ma trận quản lý thời gian là một công cụ hoàn hảo giúp bạn có thể kiểm soát quỹ thời gian của mình. Ma trận quản lý thời gian cũng là một công cụ quản lý thời gian được nhiều người áp dụng đặc biệt là những người thành công. Tuy nhiên, chìa khóa mấu chốt lại nằm ở sự quyết tâm và tính kỷ luật của mỗi người. Và hãy cố gắng là một phi công chuyên nghiệp trong chuyến bay thời gian của chính ta.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì? Áp dụng ma trận Eisenhower vào đời sống như thế nào ? 

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được đặt theo tên của người sáng tạo ra nó, đó chính là vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ – Dwight D. Eisenhower. Ông là một người có ảnh hưởng quan trọng đến nước Hoa Kỳ. Đồng thời trong cả quá trình sự nghiệp của mình, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO và đặc biệt dù bận rộn nhưng ông vẫn sắp xếp được thời gian dành cho hai sở thích của mình: chơi golf và vẽ tranh sơn dầu.

Quỹ thời gian của mỗi người đều như nhau, vì vậy, điều khác biệt nằm ở cách ta đặt ưu tiên để tận dụng tối đa thời gian của mình. Trên cơ sở này, tổng thống Mỹ Eisenhower đã áp dụng một phương pháp: “Ma trận quản lý thời gian” (Time Management Matrix) để quản lý và phân bổ thời gian của mình một cách sáng suốt và hiệu quả.

Để có cái nhìn tổng quát hơn, mời bạn đọc xem thêm về Ma trận Eisenhower

Áp dụng ma trận Eisenhower vào đời sống như thế nào?

Phương pháp này cũng giống như một chiếc bánh trung thu – bạn hãy cắt chiếc bánh làm 4 phần, với mỗi phần đại diện cho 1 nhóm công việc. Qua “Ma trận” này, bạn sẽ tập trung hoàn thành công việc một cách hiệu quả trong khi vẫn có đủ thời gian để phát triển bản thân và giữ được cân bằng trong cuộc sống.

Ma trận này gồm có 4 phần như sau: 

P1: Việc quan trọng và khẩn cấp

P2: Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

P3: Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp

P4: Không quan trọng cũng không khẩn cấp

Những phân cấp này cụ thể nội dung như sau: 

– P1: Việc quan trọng và khẩn cấp

Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

  • Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc quan trọng…
  •  Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ…
  • Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình….
  •  Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P 2.

– P2: Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp

P2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất cả chúng vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc…

– P3:  Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè…. Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói “không”, kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

– P4: Không quan trọng cũng không khẩn cấp. 

Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện…

Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

Giới thiệu về ma trận quản lý thời gian Stephen Covey

Chúng ta đang sống trong một thế giới áp lực về thời gian, một nơi nhìn chung có nhiều công việc/ nhiệm vụ chồng chéo và đòi hỏi sự tập trung ngay lập tức. Do đó, làm thế nào để một người có thể vừa có thể duy trì hoàn thành tốt công việc lại vừa có thể luôn ở một trạng thái tích cực, không bị căng thẳng? Do đó, ma trận quản lý thời gian của Stephen Covey là sẽ là một phương pháp hiệu quả cho bạn. 

Góc phần tư của Stephen Covey là một ma trận về quản lý thời gian, một mô hình bao gồm bốn phần. Mỗi người trong số họ đại diện cho một loại ưu tiên nhất định trong các nhiệm vụ. Đồng thời, mỗi góc phần tư bao gồm một tập hợp các hoạt động phải được quản lý khác nhau. 

Góc phần tư của ma trận quản lý thời gian Stephen Covery với các nội dung như sau: 

Phần tư (I) dành cho những việc có thời hạn ngay lập tức và quan trọng

Phần tư (II) đối với việc mà chiến lược và phát triển lâu dài

Phần tư (III) là cho những công việc chen ngang. Những việc chen ngang này không quan trọng, nhưng ai đó muốn có kết quả ngay.

Phần tư (IV) là cho những hoạt động đem đến ít giá trị. Những hoạt động thuộc nhóm này thường được sử dụng cho việc nghỉ giải lao từ những hoạt động quan trọng và bị áp lực về mặt thời gian. 

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý thời gian thế nào cho hiệu quả, hãy tham khảo ngay phương pháp Pomodoro

Những lưu ý khi thực hiện ma trận quản lý thời gian

Một số mẹo sử dụng ma trận tối ưu nhất:

  • Note ra những việc cần làm trong kế hoạch của bạn dù là chỉ mới thể hiện ở trong đầu. Và bạn luôn cần đặt ra cho mình câu hỏi điều gì cần làm trước tiên.
  • Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 việc/hoạt động cần làm. Nếu muốn thêm một hoạt động mới, trước tiên hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất. Ma trận Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê các công việc, mà thay vào đó là xác định công việc nào đã hoàn thành rồi mà thôi. 

Xem thêm thông tin chi tiết tại 24h1ngay để lựa chọn được cho mình những bí kíp quản lý thời gian phù hợp nhất giúp bạn cân bằng được công việc và cuộc sống hằng ngày.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here