Ma trận Eisenhower – Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

0
313
Phân chia thời gian hợp lý
Đánh giá post

Cuộc sống rất công bằng khi mỗi chúng ta, ai cũng có 24 giờ một ngày để sống và mỗi người lại lựa chọn những cách sống khác nhau. Có người sử dụng 24 giờ ấy để làm những công việc một cách hiệu quả mà vẫn đảm bảo thời gian dành cho chính mình, nhưng cũng có người lại chẳng bao giờ cảm thấy 24h là đủ. Chắc hẳn sẽ có rất nhiều người tự hỏi, tại sao một ngày lại trôi nhanh đến như vậy, trong khi mình chưa kịp làm gì? Thật là lãng phí nếu bạn để thời gian của chính bản thân mình trôi qua vô ích mà không biết đến khái niệm ma trận Eisenhower? Ma trận Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian hiệu quả, là một công cụ giúp tăng năng suất công việc, loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian.

ma trận Eisenhower

Eisenhower là ai? Hiểu như thế nào về ma trận Eisenhower

Phương pháp Eisenhower:

Phương pháp được đặt theo tên của vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Eisenhower, chúng hay còn được gọi với tên khác là ma trận quản lý thời gian. Ngoài là một Tổng thống Mỹ, Eisenhower còn đảm nhận vị trí Hiệu trưởng Đại học Columbia và Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. Mặc dù bận trăm công nghìn việc nhưng Eisenhower luôn biết sắp xếp thời gian, cân bằng cuộc sống, công việc của mình và phân bổ được thời gian dành cho sở thích của mình là chơi golf và vẽ tranh.

Hiểu về ma trận Eisenhower

“Tôi có hai loại vấn đề, khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không khẩn cấp”. Ma trận Eisenhower sẽ hữu ích khi ta cần đưa ra quyết định cho một hành động.Trên thực tế, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi duy trì sự bận rộn và tự nhủ bản thân rằng ta chỉ cần làm việc hiệu quả hơn một chút, hoặc ở lại làm việc muộn hơn một chút, thay vì phải rời đi công việc mà bạn đang làm. Ma trận này giúp ta học cách phân biệt nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào là khẩn cấp, giúp ta đưa ra quyết định một cách dễ dàng. Buộc ta phải tự đặt ra câu hỏi liệu nhiệm vụ đó có thật sự cần thiết hay không?

Để có cái nhìn tổng quát hơn về vấn đề, mời bạn đọc xem thêm thông tin chi tiết về Ma trận quản lý thời gian

Nội dung của phương pháp ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Mục đích của ma trận để sử dụng thời gian hiệu quả và duy trì hiệu suất làm việc cao, nên buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng, chứ không phải vào những vấn đề khẩn cấp. Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Vậy việc quan trọng và việc khẩn cấp phân biệt như thế nào, chúng ta phải phân biệt vào 2 khái niệm sau đây:

  • Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc. Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.
  • Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu sự chú ý ngay tức thì và thường gắn với có liên quan tới người khác (mục tiêu của người khác), chẳng hạn như gửi email, gọi điện, tin nhắn mới….

Khi bạn nhận thức rõ được việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng. Bản năng mỗi người là hay tập trung vào những công việc không quan trọng, khi phân biệt được thì bạn sẽ  có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong tương lai.

Nếu chỉ tách biệt mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa các công việc một lần thì khá đơn giản, nhưng để tiến hành một cách liên tục có hiệu quả thì không phải dễ dàng. Một điều hay nữa ở phương pháp Eisenhower đó là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định mang tính chất lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, lưu ý tối quan trọng là chúng ta cần phải kiên nhẫn áp dụng.

Để quản trị thời gian một cách hiệu quả, bạn đọc có thể tham khảo thêm về phương pháp Pomodoro

Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Để sử dụng thành công nguyên tắc này, việc đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng.

Việc thứ hai là cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau:

Mục 1: Khẩn cấp và quan trọng – Important and Urgent (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).

Mục 2: Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp – Important and Not Urgent (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).

Mục 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Urgent and Not Important (nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác).

Mục 4: Không khẩn cấp cũng không quan trọng – Not Important and Not Urgent (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ).

Mục 1 – Quan trọng và khẩn cấp

Những công việc được liệt kê vào mục này thì bạn cần làm ngay lập tức vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

  • Không thể dự đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng…
  • Đoán trước được thời điểm xảy ra, đã có kế hoạch cụ thể từ trước: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty…
  • Các công việc còn dang dở do bản tính trì trệ của bản thân: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình….

Mục 2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

Những vấn đề ở mục 2 không yêu cầu làm ngay nhưng bạn nhất định phải làm vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng kiên trì để duy trì nó, chẳng hạn như đọc mỗi ngày, dành thêm 30 phút để học một ngoại ngữ mới, duy trì tập thiền 5 phút mỗi sáng, trau dồi các kỹ năng mới liên quan đến công việc…

Nếu bạn đang làm những việc liệt kê ở mục 2 nhưng có phát sinh việc ở mục 1 thì phải ưu tiên hoàn thành mục 1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt mục 2 chứ không được trì hoãn những việc mục 2.

Mục 3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đặc điểm của các việc ở mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều chúng khẩn cấp mà người thứ 3 tác động vào và buộc bạn phải làm, chẳng hạn đi làm công việc cho sếp, cuộc gọi bất ngờ từ người thân, tin nhắn đột xuất từ một người bạn …

Phương pháp để giải quyết các công việc mục này là càng nhanh càng tốt, có thể nhờ người khác làm thay, đồng thời học cách từ chối nếu bạn không muốn thực hiện.

Mục 4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

Chúng ta không nên dành thời gian cho mục này, hoặc giảm thiểu đến mức hạn chế thời gian cho chúng, vì chúng không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook trong vô định, hóng hớt drama, tin tức giật gân, scandal showbiz…

Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự đặt câu hỏi cho bản thân mình, liệu chúng sẽ mang lại điều gì cho ta? Nếu đáp án là  không có hoặc có rất ít, hãy bỏ qua nó nếu bạn không muốn lãng phí thời gian của mình.

Có thể bạn quan tâm: định luật Parkinson

Mẹo quản trị thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower

Những mẹo sau đây sẽ giúp bạn sử dụng ma trận này một cách hiệu quả nhất:

  • Lập tức ghi ra những công việc cần thực hiện mà bạn đang suy nghĩ trên đầu (tránh tình trạng sẽ quên mất).  Khi list ra, phải đặt câu hỏi là việc gì phải làm đầu tiên.
  • Mỗi mục được khuyến cáo chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc, đừng đặt quá nhiều, khi không giải quyết hết được thì tinh thần sẽ dễ trì trệ. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc ở đâu danh sách mục 1 và hoàn thành nó
  • Chỉ cần một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, tuy nhiên, bạn có thể lập ma trận riêng cụ thể cho từng ngày/tuần/tháng.
  • Đừng để những ai đó khiến bạn bị phân tán. Bạn phải kỷ lục đối với bản thân mình. Bạn là người duy nhất quyết định mức độ ưu tiên cho công việc của mình. Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng hoặc buổi tối trước đó, sau đó bắt đầu làm và cuối cùng là tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày khi đã hoàn thành hết công việc đề ra

Mời bạn đọc xem thêm thông tin tại 24h1ngay để lựa chọn được cho mình phương pháp quản lý thời gian phù hợp nhất!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here