Định luật Parkinson – Bí kíp giúp bạn tận dụng thời gian một cách hiệu quả!

0
291
phần mềm Asana
Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật, gọi Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198
Đánh giá post

Chúng ta luôn ước rằng ngày sẽ có dài hơn 24h để thực hiện tất cả các công việc. Chúng ta luôn than vãn là tại sao khi thực hiện bất kì công việc gì cũng thấy không đủ thời gian để làm. Có hàng ngàn câu hỏi nói về vấn đề này, và đặc biệt là có định luật được đưa ra cũng nói về thời gian. Đó chính là định luật Parkinson. Định luật này đặt theo tên người phát minh ra nó. Theo định luật, chúng ta nhận ra rằng,nếu như một nhiệm vụ đơn giản được thực hiện trong khoảng thời gian dài cũng trở nên phức tạp và tiêu tốn hết khoảng thời gian đó. Nếu thời gian phân bổ cho nhiệm vụ đó ngắn hơn, chúng ta sẽ tìm được cách  giải quyết đơn giản, dễ dàng và tránh trì trệ mọi việc hơn.

định luật Parkinson

Định luật Parkinson là gì? Ví dụ về định luật Parkinson

Định luật Parkinson: “Công việc luôn tự mở rộng ra để chiếm đủ thời gian được ấn định cho nó (Work expands so as to fill the time available for its completion).

Cyril Parkinson, nhà sử học người Anh quan sát thấy xu hướng này khi làm việc với các đơn vị hành chính ở Anh. Ông nhận thấy rằng khi bộ máy quan liêu mở rộng, họ càng hoạt động không hiệu quả. Sau đó, ông đã áp dụng quan sát này với một loạt các trường hợp khác và nhận ra rằng khi kích thước của một cái gì đó tăng lên thì hiệu quả của nó giảm xuống.

Ông thấy rằng ngay cả một loạt những công việc đơn giản cũng tự tăng độ phức tạp để lấp đầy thời gian quy định cho nó. Nếu thời gian dành cho một công việc ngắn hơn thì công việc đó cũng đơn giản và dễ giải quyết hơn.

Ví dụ: Lúc đi học, khi cô giáo giao bài tập, bạn có cả kỳ để làm bài tập nhưng bạn chỉ bắt đầu làm nó trong 03 ngày cuối cùng (thậm chí là 01 ngày) và hoàn thành chúng vào 5 giờ sáng của ngày đến hạn. Bạn có cả tuần để hoàn thành bản đề xuất nhưng đến tận 4h30 chiều thứ Sáu bạn mới bắt tay vào làm. Bạn có rất nhiều thời gian để chuẩn bị cho đám cưới, và nói với bản thân mình nhất định phải giảm cân, nhưng tận đến 04 tuần cuối mới bắt đầu ăn kiêng khẩn cấp,thúc ép bản thân để có một thân hình chuẩn.

Và đến khi làm việc cũng vậy, công việc sếp giao cả tuần nhưng chỉ đến khi cách deadline một ngày bạn mới vắt chân lên cổ để chạy cho kịp deadline.

Mời bạn đọc xem thêm về ma trận quản lý thời gian để có cái nhìn tổng quát hơn!

Ứng dụng định luật Parkinson vào đời sống như thế nào?

Rất ít người nói với bạn rằng hãy làm việc ít đi thay vào đó phải làm việc hiệu quả. Định luật Parkinson dễ dàng được ứng dụng vào đời sống, bạn có thể áp dụng những hạn chế của định luật Parkinson để làm việc hiệu quả hơn:

  •  Khi làm việc hãy thử không dùng sạc máy tính. Kỷ luật với chính bản thân mình, yêu cầu chính bản thân phải hoàn thành công việc trước khi máy tính hết pin.
  •  Nghiên cứu sử dụng phương pháp Pomodoro. Phương pháp Pomodoro giúp bạn chia nhỏ công việc thành nhiều phần, thiết lập thời gian 25 phút cho mỗi đầu việc, buộc bạn thiết lập một thời gian biểu cụ thể để hoàn thành chúng.
  • Thiết lập những kế hoạch hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng. Lên kế hoạch một cách cẩn thận chi tiết, đặt mục tiêu cụ thể để phấn đấu.
  • Hạn chế những công việc như trả lời mail trong khoảng 30 phút mỗi ngày. Thay vì trăn trở với từng email, dành 30 phút cuối ngày để hoàn thành chúng. Bạn sẽ thấy những công việc nhỏ sẽ mất ít thời gian của bạn hơn.
  • Thay vì đặt mục tiêu viết 1000 từ trong 1 ngày, chạy x km trong 1 ngày hay đến phòng tập, hoàn thành y công việc trong 1 ngày. Hãy hoàn thành nó sớm và bạn sẽ thấy cả ngày thật thoải mái.
  • “Tống tiền” bản thân mình. Tự đặt quy tắc hoặc nhờ một người phạt tiền bạn nếu bạn làm vượt quá thời gian quy định hoặc dành quá nhiều thời gian để làm gì đó. Nếu sử dụng phương pháp này bạn sẽ có động lực vì không chẳng ai muốn bị mất tiền cả.

Nếu công việc lấp đầy thời gian được ấn định cho nó, hãy dành ít thời gian hơn để hoàn thành công việc nhanh hơn để cảm thấy thoải mái nhất.

Những lưu ý khi áp dụng định luật Parkinson

Định luật Parkinson sẽ phát huy hiệu quả rất tốt khi bạn sở hữu sự tự chủ, tự quyết cho công việc của mình. Nó sẽ không hoàn toàn hiệu quả nếu bạn chẳng may bị người khác đặt một quỹ thời gian hạn hẹp hơn nhiều so với năng lực giải quyết vấn đề, hoặc quản trị dự án của bản thân. Định luật này cũng sẽ không hiệu quả nếu quỹ thời gian của bạn hạn chế, trong khi các đầu việc lại liên quan mật thiết đến nhau và liên quan đến một nhóm nhiều đối tượng khác nhau. Hãy cố gắng thừa nhận và hiểu rõ về quy luật Parkinson. Nhờ đó, bạn có thể hoàn thành hầu hết công việc của mình chỉ trong một nửa số thời gian cần thiết và có nhiều thời gian rảnh hơn. Song đó, bạn cũng có tinh thần lạc quan hơn khi không bị áp lực nặng nề từ bản thân về các nhiệm vụ phải làm trong tuần. Cần lưu ý vài điểm sau đây khi áp dụng định luật.

Ấn định một khoảng thời gian giới hạn để hoàn thành các công việc

Danh sách “to do list” chỉ cho bạn biết bạn cần làm gì mà chứ không nói cho bạn khi nào cần bắt đầu và và công việc sẽ kết thúc trong bao lâu. Giải pháp cho vấn đề này là hãy đặt ra cho mỗi công việc của bạn một deadline thật chi tiết. Phần lớn chúng ta thường hay trì hoãn những công việc tự mình đặt ra thay vì các công việc do sếp giao. Vì khi sếp đã giao việc, bạn hoặc là hoàn thành công việc đúng hạn, hoặc là phải chuẩn bị đi tìm việc mới.

Trong khi đó, với các việc bạn tự đặt ra cho mình, bạn biết rõ rằng nếu bạn không làm thì bạn cũng chẳng phải gánh hậu quả gì, cùng lớn thì bạn chỉ có đôi chút cảm thấy có lỗi với bản thân. Và rồi cảm giác đó sẽ trôi qua nhanh chóng. Trong trường hợp này, nếu có thể bạn nên nhờ một người giám sát, đưa ra phần thưởng hoặc hình phạt để buộc bạn phải có trách nhiệm với những công việc ấy.

Theo dõi thời gian của bạn

Vật dụng theo dõi thời gian sẽ giúp bạn xác định được mỗi hành động, mỗi việc làm chiếm bao nhiêu thời gian của bạn. Chúng cho bạn cái nhìn chính xác về cách bạn sử dụng thời gian cũng như lượng thời gian mà bạn đã tiêu tốn vào việc sao lãng. Bằng cách này, bạn có thể ước đoán chuẩn xác hơn về lượng thời gian dành cho một công việc nhất định. Thậm chí, bạn còn có thể thách thức chính mình bằng việc hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn khoảng thời gian bạn đã tiêu tốn cho việc đó vào hôm trước.

Có thể bạn quan tâm: ma trận Eisenhower

Lên lịch hoàn thành các công việc trong những khoảng thời gian 30 phút

Mọi người thường lên lịch công việc hàng ngày của họ theo giờ như 9 giờ làm việc này, 10 giờ làm việc kia. Thế nhưng, có nhiều công việc mà bạn có thể dễ dàng làm xong chỉ trong khoảng 15 – 30 phút.Vì thế, thay vì cho mỗi công việc 1 tiếng để hoàn thành, bạn hãy thử làm chúng trong vòng 30 phút. Và hãy sử dụng những gì bạn nắm được qua việc theo dõi thời gian để quyết định thời lượng cho một công việc.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro: Làm việc như đang chạy nước rút và hoàn toàn tập trung vào một công việc trong vòng 25 phút, sau đó dành 5 phút để thư giãn.

Chia nhỏ những công việc hoặc dự án phức tạp

Một số dự án quá phức tạp và rắc rối tới mức bạn không biết phải bắt đầu từ đâu, và thường khiến bạn tốn nhiều thời gian hơn mức cần thiết. Nhưng sự thực là những dự án như vậy chỉ là một nhóm gồm nhiều công việc nhỏ hơn mà thôi.Giảm 50% thời gian hoàn thành công việc chỉ bằng một quy luật đơn giản: Càng sớm thực hiện, càng nhanh thoát cảnh “ngụp lặn” trong deadline.Bằng cách chia dự án đó thành các việc nhỏ đơn lẻ, bạn có thể đặt thời gian hoàn thành cho từng việc. Từ đó, bạn xác định được khoảng thời gian để hoàn thành toàn bộ dự án.

Ví dụ, khi bạn muốn bắt đầu viết blog, các việc nhỏ bạn cần làm là thiết lập trang web chủ, thiết kế blog và viết 10 bài đăng. Khi biết rõ bạn cần làm làm những việc gì và sẽ tốn bao nhiêu thời gian cho mỗi việc, bạn chắc chắn có thể tạo ra một tiến độ công việc tương đối chính xác.

Đặt thời gian dừng làm việc mỗi ngày

Mỗi người chắc chắn đều có nhiều việc phải làm, và điều đó khiến chúng ta phải làm việc thêm ở ngoài văn phòng và cả ở nhà. Chúng ta đã để cho công việc mở rộng và chiếm hết toàn bộ thời gian thừa dư ra. Nhưng từ bây giờ, hãy ngay lập tức đặt ra một mốc thời gian để kết thúc công việc ở công ty. Ví dụ, toàn bộ danh sách “to do list” của bạn phải hoàn thành trước 5 giờ chiều, và bạn không được phép thương lượng hay trì hoãn.Chỉ cần làm được như vậy, chắc chắn bạn sẽ phải bất ngờ về tốc độ xử lý công việc nhanh gọn của mình. Và khi không còn phải đau đầu với cả núi công việc, bạn sẽ có nhiều thời gian rảnh hơn để thư giãn, tận hưởng và làm bất cứ điều gì bạn thích.

Mời bạn đọc xem thêm thông tin tại 24h1ngay để lựa chọn được cho mình phương pháp quản lý thời gian phù hợp nhất!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here